Ajans veya freelancer ile iyi çalışma, doğru kişiyi bulmaktan çok doğru çerçeveyi kurmakla ilgilidir. En büyük sorun çoğu zaman yetenekte değil, briefte çıkar.
Ajans ve freelancer tarafında en büyük kırık
Kapsamın konuşulmadan teslimin konuşulmasıdır. İş tanımı ne kadar bulanıksa, revize ve bütçe o kadar sorunlu hale gelir. Girişimci çoğu zaman “ne istediğini kabaca anlattım, gerisini onlar çıkarır” diye düşünür. İşte kırılma noktası tam burada başlar.
İyi dış kaynak ilişkisi, “karşı taraf beni anlasın” beklentisi üzerine kurulmaz. Net bilgi, yazılı kapsam ve ölçülebilir çıktı üzerine kurulur. Böyle olunca ilişki yorucu pazarlığa değil üretime dönüşür.
Brief nasıl yazılmalı
Brief, yaratıcı bir şiir değil operasyonel netlik dokümanıdır. Hedef kitle kim, çıktı tam olarak ne, bu iş neden yapılıyor, başarı neye göre ölçülecek, deadline nedir? Bunlar yazılmadığında proje başlar ama kimse aynı projeyi yapmıyor olur.
- çıktı tipi net olmalı
- hedef kitle ve amaç yazılmalı
- referans varsa belirtilmeli
- kaç teslim ve hangi format isteniyor net olmalı
- başarı kriteri tek cümlede tanımlanmalı
Kapsam ve revize yönetimi
Birçok ajans-freelancer gerilimi aslında kalite tartışması değil kapsam tartışmasıdır. Başta konuşulmayan her detay sonradan “küçük bir ek” gibi görünür ama ilişkiyi yorar. Bu yüzden revize turu, ek kapsamın tanımı ve ücret dışı alanlar baştan netleştirilmelidir.
Kurucu burada cimri değil net olmalıdır. Netlik, hem kendi bütçesini korur hem karşı tarafın işini daha iyi yapmasını sağlar.
Teslim ritmi nasıl kurulmalı
Dış kaynakla çalışırken tek büyük final dosyayı beklemek çoğu zaman hatadır. Ara teslimler, taslaklar ve küçük checkpoint’ler hem kaliteyi artırır hem yanlış yola girildiyse erken dönmeyi sağlar.
Özellikle tasarım, içerik, yazılım ve pazarlama işlerinde haftalık ya da proje boyutuna göre kademeli teslim mantığı çok daha sağlıklıdır. Böylece proje sonu sürprizleri azalır.
Başarı nasıl ölçülür
“İçime sinmedi” türü geri bildirimler tek başına yönetilebilir bir model kurmaz. Başarı ya görünüm, ya dönüşüm, ya teslim kalitesi, ya zamanlama, ya da teknik doğruluk gibi alanlarda tanımlanmalıdır. Her iş için KPI gerekmeyebilir ama başarı tanımı yine de yazılı olmalıdır.
Kurucu açısından önemli olan, işi teslim almak değil işe gerçekten yarar hale getirmektir. Bunu sağlayan şey de baştan konmuş ölçüm mantığıdır.
Kırmızı bayraklar
- iş tanımı sürekli konuşma içinde değişiyorsa
- karşı taraf her revizede yeni bir kapsam tartışması açıyorsa
- kurucu karar vermeyi geciktiriyorsa
- ara teslim olmadan final bekleniyorsa
- başarı ölçütü hiç tanımlanmamışsa
Bu başlık, ilk çalışanlarla ilişki, co-founder ilişkisi, yatırımcı ilişkisi ve rehber kategorisi ile birlikte okunabilir.
Son söz
Ajans ya da freelancer ile çalışmak işi dışarıya atmak değildir. Doğru çerçeve kurulduğunda dış kaynak hız kazandırır. Kötü kurulduğunda ise kurucunun enerjisini teslim kovalamaya ve yanlış anlaşılma temizlemeye harcatır.
Yorumlar